Privacy Policy for WhatsApp Chatbots Powered by Dialogis
Effective date: 24.06.2026Publication URL: https://dialogis.io/privacy/whatsapp
Platform provider: Dialogis.ai s.r.o., ID No.: 23985348, registered office: Sokolská 1883/8, Nové Město, 120 00 Praha, Czech Republic, data box: w933rn4
Privacy contact: hello@dialogis.io
This document is a bilingual Czech/English privacy policy template for WhatsApp chatbots created or operated through the Dialogis platform by Dialogis customers. It must be reviewed before publication and, where a specific customer operates the chatbot, supplemented with that customer's details.
CZ: Zásady zpracování osobních údajů pro WhatsApp chatboty využívající Dialogis
1. Kdo je správcem osobních údajů
Správcem osobních údajů je zpravidla firma, organizace nebo jiný subjekt, který konkrétní WhatsApp chatbota provozuje, nastavuje jeho účel, odpovídá na dotazy a rozhoduje, zda budou údaje předány do CRM nebo lidské podpoře.
Dialogis.ai s.r.o., IČO 23985348, se sídlem Sokolská 1883/8, Nové Město, 120 00 Praha, Česká republika, poskytuje technologickou platformu pro tvorbu a provoz chatbotů. U většiny údajů zpracovávaných pro chatbota vystupuje Dialogis jako zpracovatel osobních údajů pro zákazníka. U vlastních bezpečnostních, provozních, smluvních a právních účelů může Dialogis vystupovat jako samostatný správce.
2. Jak WhatsApp chatbot funguje
WhatsApp chatbot umožňuje komunikaci mezi vámi a provozovatelem chatbota prostřednictvím WhatsAppu. Chatbot může odpovídat automatizovaně pomocí AI, může pracovat s informacemi poskytnutými provozovatelem, může zachovat historii konverzace a podle nastavení může předat konverzaci člověku nebo vytvořit obchodní či podpůrný požadavek.
Pokud chatbot používá AI, komunikujete s automatizovaným systémem, nikoli s člověkem, pokud není výslovně uvedeno, že do konverzace vstoupil pracovník podpory. AI odpovědi mohou být nepřesné, neúplné nebo zastaralé.
3. Jaké údaje zpracováváme
Podle nastavení konkrétního chatbota můžeme zpracovávat zejména:
- vaše WhatsApp telefonní číslo,
- vaše WhatsApp jméno nebo profilové označení, pokud je dostupné,
- obsah zpráv, které chatbotovi pošlete,
- odpovědi chatbota a historii konverzace,
- obrázky, dokumenty, soubory, audio zprávy nebo jiné přílohy, které odešlete,
- přepisy hlasových zpráv nebo technická data hlasové komunikace,
- jméno, e-mail, telefon, firmu, pracovní pozici nebo jiné kontaktní údaje, pokud je dobrovolně poskytnete,
- informace o vašem požadavku, zájmu, poptávce, problému nebo zpětné vazbě,
- CRM lead data, pokud má provozovatel aktivovanou funkci lead capture,
- metadata komunikace, například časové značky, ID zpráv, stav doručení, technická diagnostika a bezpečnostní logy,
- souhlas nebo odmítnutí předání údajů do CRM, marketingu nebo lidské podpoře, pokud je relevantní.
Do chatu neposílejte hesla, platební údaje, rodná čísla, osobní doklady, zdravotní údaje, údaje o dětech, biometrické údaje, údaje o trestních věcech, obchodní tajemství ani jiné citlivé informace, pokud vás k tomu provozovatel výslovně nevyzval a nevysvětlil právní základ a bezpečnostní opatření.
4. Účely a právní základy zpracování
Osobní údaje zpracováváme zejména pro tyto účely:
| Účel | Příklady | Právní základ |
|---|---|---|
| Odpověď na vaši zprávu | zpracování dotazu, vyhledání informací, vygenerování odpovědi | plnění smlouvy, kroky před uzavřením smlouvy nebo oprávněný zájem provozovatele |
| Provoz WhatsApp komunikace | doručení zpráv, metadata, stav doručení, technické logy | oprávněný zájem nebo plnění služby |
| AI zpracování | generování odpovědi pomocí OpenAI nebo Google/Gemini | plnění služby, oprávněný zájem nebo jiný právní základ určený provozovatelem |
| Lead capture a CRM | vytvoření obchodního požadavku, předání kontaktu do CRM | souhlas, kroky před uzavřením smlouvy nebo oprávněný zájem podle konkrétní situace |
| Lidská podpora | předání konverzace pracovníkovi podpory | plnění služby nebo oprávněný zájem |
| Bezpečnost a prevence zneužití | logy, detekce spamu, ochrana systémů | oprávněný zájem |
| Právní nároky a povinnosti | řešení stížností, sporů, auditů nebo žádostí orgánů | právní povinnost nebo oprávněný zájem |
Konkrétní právní základ musí určit provozovatel konkrétního chatbota podle účelu, země, typu komunikace a vztahu s vámi.
5. AI modely
Zprávy mohou být zpracovány pomocí AI modelů a souvisejících služeb, zejména OpenAI a Google/Gemini. Tyto služby mohou zpracovávat text zpráv, historii konverzace, přiložené soubory nebo odvozená data potřebná k vytvoření odpovědi.
Není-li výslovně uvedeno jinak, obsah konverzací se používá k provozu chatbota, zajištění odpovědi, bezpečnosti, diagnostice a zlepšování služby. Zda se data používají k trénování nebo ladění modelů nad rámec provozu konkrétní služby, musí být určeno ve smlouvě se zákazníkem a v nastavení konkrétního chatbota.
6. WhatsApp a Meta
Komunikace probíhá prostřednictvím WhatsAppu a služeb společnosti Meta. WhatsApp/Meta může zpracovávat informace o vás a vaší komunikaci podle vlastních podmínek a zásad. Dialogis ani provozovatel chatbota nekontrolují všechny aspekty zpracování prováděného WhatsAppem nebo Metou.
Při komunikaci s firmou přes WhatsApp může být obsah zprávy po doručení firmě zpracován touto firmou a jejími poskytovateli technologií, včetně Dialogis a napojených integrací.
7. CRM a další příjemci
Pokud poskytnete kontaktní údaje nebo požádáte o obchodní či podpůrný kontakt, mohou být údaje předány provozovateli chatbota, jeho pracovníkům a napojeným systémům.
Podle nastavení mohou být zapojeni zejména:
- CRM systémy: HubSpot, Pipedrive, Raynet, Flowii, GramCRM, AutoCRM nebo vlastní webhook,
- AI poskytovatelé: OpenAI, Google/Gemini,
- cloudová infrastruktura, databáze, úložiště, logování a bezpečnostní služby,
- WhatsApp/Meta a případní poskytovatelé WhatsApp Business Platform služeb,
- poskytovatelé podpory, e-mailu, notifikací, právních a účetních služeb.
8. Předávání mimo EU/EHP
Služba může být používána globálně a někteří poskytovatelé mohou zpracovávat osobní údaje mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor. Pokud se na zpracování vztahuje GDPR, používají se vhodné záruky podle právních předpisů, například rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardní smluvní doložky nebo jiná smluvní a technická opatření.
9. Doba uchování
Není-li u konkrétního chatbota uvedeno jinak, konverzace a související údaje mohou být uchovávány po dobu trvání zákaznického účtu nebo aktivního provozu chatbota, dokud nepožádáte o výmaz, dokud provozovatel nedá pokyn k výmazu, nebo dokud není výmaz vyžadován právními předpisy.
CRM leady a obchodní požadavky mohou být uchovávány po dobu potřebnou k vyřízení požadavku, správě obchodního vztahu, ochraně právních nároků a splnění právních povinností.
Technické logy, bezpečnostní záznamy a zálohy mohou být uchovávány po omezenou dobu podle interní bezpečnostní a retenční politiky.
Poznámka: GDPR vyžaduje, aby osobní údaje nebyly uchovávány déle, než je nezbytné pro daný účel. Provozovatel konkrétního chatbota by měl stanovit konkrétní retenční lhůty.
10. Marketingové a proaktivní zprávy
Proaktivní WhatsApp zprávy, šablonové zprávy nebo marketingová komunikace mohou být zasílány pouze tehdy, pokud k tomu existuje platný právní základ, pokud jste k takové komunikaci dali požadovaný souhlas nebo opt-in a pokud to umožňují pravidla WhatsApp Business Platform.
Můžete kdykoli požádat o ukončení komunikace, například zprávou "STOP", "NEPOSÍLAT" nebo jiným způsobem uvedeným provozovatelem chatbota.
11. Vaše práva
Podle použitelného práva můžete mít zejména právo:
- získat informace o zpracování,
- požádat o přístup k osobním údajům,
- požádat o opravu nepřesných údajů,
- požádat o výmaz údajů,
- požádat o omezení zpracování,
- vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
- získat údaje v přenositelném formátu,
- odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu,
- podat stížnost u dozorového úřadu.
Žádosti uplatněte u provozovatele konkrétního chatbota na kontaktu uvedeném v této politice nebo ve WhatsApp profilu firmy. Pokud kontaktujete Dialogis a Dialogis je pouze zpracovatelem, můžeme vaši žádost předat příslušnému provozovateli.
12. Bezpečnost
Používáme přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů, zejména řízení přístupů, logování, oddělení prostředí, šifrování tam, kde je vhodné, omezení oprávnění, bezpečnostní monitoring a postupy pro řešení incidentů.
Žádná online služba není absolutně bezpečná. Neposílejte přes WhatsApp údaje, které nejsou nezbytné pro vyřízení vašeho požadavku.
13. Děti a regulované oblasti
Chatboti nejsou určeni dětem, pokud provozovatel výslovně neuvede jinak a nezajistí odpovídající souhlas a ochranná opatření.
Chatbot by neměl být používán pro zdravotní, právní, finanční, HR, vzdělávací nebo jiné regulované rozhodování bez zvláštního posouzení, lidského dohledu a odpovídajících právních a bezpečnostních opatření.
14. Změny této politiky
Tuto politiku můžeme aktualizovat podle změn služby, právních požadavků nebo zapojených poskytovatelů. Aktuální verze bude dostupná na adrese https://dialogis.io/privacy/whatsapp nebo jiné adrese uvedené provozovatelem chatbota.
EN: Privacy Policy for WhatsApp Chatbots Powered by Dialogis
1. Who is the controller
The controller of personal data is usually the company, organization, or other entity that operates the specific WhatsApp chatbot, defines its purpose, handles user requests, and decides whether data will be sent to a CRM system or human support.
Dialogis.ai s.r.o., ID No. 23985348, registered office at Sokolská 1883/8, Nové Město, 120 00 Prague, Czech Republic, provides the technology platform used to create and operate chatbots. For most chatbot data, Dialogis acts as a processor on behalf of the customer. For its own security, operational, contractual, and legal purposes, Dialogis may act as an independent controller.
2. How the WhatsApp chatbot works
The WhatsApp chatbot enables communication between you and the chatbot operator through WhatsApp. The chatbot may respond automatically using AI, use information provided by the operator, retain conversation history, and, depending on configuration, hand the conversation over to a human or create a sales or support request.
If the chatbot uses AI, you are communicating with an automated system, not a human, unless it is clearly stated that a human support agent has joined the conversation. AI responses may be inaccurate, incomplete, or outdated.
3. What data we process
Depending on the configuration of the specific chatbot, we may process:
- your WhatsApp phone number,
- your WhatsApp profile name or display name, where available,
- the content of messages you send to the chatbot,
- chatbot responses and conversation history,
- images, documents, files, audio messages, or other attachments you send,
- transcripts of voice messages or technical data related to voice communication,
- name, email address, phone number, company, job title, or other contact details if you voluntarily provide them,
- information about your request, interest, inquiry, issue, or feedback,
- CRM lead data if the operator has enabled lead capture,
- communication metadata such as timestamps, message IDs, delivery status, diagnostics, and security logs,
- consent or refusal records for CRM transfer, marketing, or human support, where relevant.
Do not send passwords, payment details, national ID numbers, identity documents, health data, children's data, biometric data, criminal-offence data, trade secrets, or other sensitive information unless the operator explicitly asks you to do so and explains the legal basis and safeguards.
4. Purposes and legal bases
We process personal data mainly for the following purposes:
| Purpose | Examples | Legal basis |
|---|---|---|
| Responding to your message | processing your question, finding relevant information, generating a response | performance of a contract, pre-contractual steps, or legitimate interests of the operator |
| Operating WhatsApp communication | message delivery, metadata, delivery status, technical logs | legitimate interests or performance of the service |
| AI processing | generating responses using OpenAI or Google/Gemini | performance of the service, legitimate interests, or another legal basis determined by the operator |
| Lead capture and CRM | creating a sales request, sending contact details to CRM | consent, pre-contractual steps, or legitimate interests depending on the situation |
| Human support | handing the conversation over to a support agent | performance of the service or legitimate interests |
| Security and abuse prevention | logs, spam detection, system protection | legitimate interests |
| Legal claims and obligations | handling complaints, disputes, audits, or authority requests | legal obligation or legitimate interests |
The exact legal basis must be determined by the operator of the specific chatbot based on the purpose, country, type of communication, and relationship with you.
5. AI models
Messages may be processed using AI models and related services, in particular OpenAI and Google/Gemini. These services may process message text, conversation history, attached files, or derived data needed to generate a response.
Unless stated otherwise, conversation content is used to operate the chatbot, provide responses, ensure security, run diagnostics, and improve the service. Whether data is used to train or fine-tune models beyond operating the specific service must be defined in the customer agreement and the configuration of the specific chatbot.
6. WhatsApp and Meta
Communication takes place through WhatsApp and Meta services. WhatsApp/Meta may process information about you and your communication under their own terms and policies. Dialogis and the chatbot operator do not control all aspects of processing performed by WhatsApp or Meta.
When you communicate with a business through WhatsApp, after the message is delivered to the business, it may be processed by that business and its technology providers, including Dialogis and connected integrations.
7. CRM and other recipients
If you provide contact details or ask for sales or support follow-up, data may be shared with the chatbot operator, its personnel, and connected systems.
Depending on configuration, the following may be involved:
- CRM systems: HubSpot, Pipedrive, Raynet, Flowii, GramCRM, AutoCRM, or a custom webhook,
- AI providers: OpenAI, Google/Gemini,
- cloud infrastructure, databases, storage, logging, and security services,
- WhatsApp/Meta and any WhatsApp Business Platform providers,
- providers of support, email, notifications, legal, and accounting services.
8. International transfers
The service may be used globally, and some providers may process personal data outside the European Union or European Economic Area. Where GDPR applies, appropriate safeguards are used, such as adequacy decisions, standard contractual clauses, or other contractual and technical measures.
9. Retention
Unless stated otherwise for a specific chatbot, conversations and related data may be retained for as long as the relevant customer account or chatbot remains active, until you request deletion, until the operator instructs deletion, or until deletion is required by law.
CRM leads and sales/support requests may be retained for as long as needed to handle the request, manage the business relationship, protect legal claims, and comply with legal obligations.
Technical logs, security records, and backups may be kept for a limited period under internal security and retention policies.
Note: GDPR requires personal data not to be kept longer than necessary for the relevant purpose. The operator of the specific chatbot should define concrete retention periods.
10. Marketing and proactive messages
Proactive WhatsApp messages, template messages, or marketing communications may be sent only where there is a valid legal basis, where you have provided the required consent or opt-in, and where the WhatsApp Business Platform rules allow it.
You may ask to stop communications at any time, for example by sending "STOP", "UNSUBSCRIBE", or another method specified by the chatbot operator.
11. Your rights
Depending on applicable law, you may have the right to:
- receive information about processing,
- request access to personal data,
- request correction of inaccurate data,
- request deletion of data,
- request restriction of processing,
- object to processing based on legitimate interests,
- receive data in a portable format,
- withdraw consent where processing is based on consent,
- lodge a complaint with a supervisory authority.
Please submit requests to the operator of the specific chatbot using the contact listed in this policy or in the WhatsApp business profile. If you contact Dialogis and Dialogis is only a processor, we may forward your request to the relevant operator.
12. Security
We use appropriate technical and organizational measures to protect personal data, including access controls, logging, environment separation, encryption where appropriate, permission limits, security monitoring, and incident handling procedures.
No online service is absolutely secure. Do not send data through WhatsApp that is not necessary for handling your request.
13. Children and regulated areas
Chatbots are not intended for children unless the operator clearly states otherwise and implements appropriate consent and safeguards.
The chatbot should not be used for medical, legal, financial, HR, educational, or other regulated decision-making without special assessment, human oversight, and appropriate legal and security measures.
14. Changes to this policy
We may update this policy due to changes in the service, legal requirements, or providers involved. The current version will be available at https://dialogis.io/privacy/whatsapp or another address indicated by the chatbot operator.